Kategorie: Allgemeines
ERP - Feinkonzept für den Bundesverband der Maschinenringe erstellt
Ausgangssituation
Der Bundesverband der Maschinenringe e.V. vertritt rund 192.000 landwirtschaftliche Betriebe, die in 257 Maschinenringen der 12 Landesverbände Mitglied sind.
Eine der Aufgaben des BMR ist die Unterstützung der regionalen Maschinenringe in der IT-technischen Abwicklung ihrer jeweiligen Aufgaben. Dazu wurden in der Vergangenheit mehrere einzelne Softwareprogramme entwickelt, die heute durch den BMR gepflegt und weiterentwickelt werden und lokal bei den einzelnen Mitgliedern betrieben werden. Auf Grund einer Vielzahl von Gründen und auf Druck durch die regionalen Maschinenringe ist entschieden worden die Einführung einer zentralen ERP-Software zu planen. Das Geschäft und die damit verbundenen Geschäftsprozesse der Maschinenringe hat sich entwickelt aus der Planung, Organisation und Vermittlung von Leistungen und Maschinen für den landwirtschaftlichen Bereich. Darüber hinaus sind eine es Vielzahl weiterer Kern Geschäftsprozesse hinzugekommen, wie Handelsgeschäfte oder die soziale Betriebshilfe. Einige davon enthalten spezielle Anforderungen, die handelsübliche ERP Produkte nicht abdecken.
Entscheidung
Zur Erfüllung der Anforderungen wurde seitens des BMR ein erfahrener Partner gesucht, der in der Lage ist, in kurzer Zeit die komplexen Anforderungen des BMR Geschäftes zu verstehen und in ein geeignetes Anforderungs- und Lösungskonzept zu übertragen, dass als Grundlage für eine Ausschreibung zur ERP und Partner Auswahl dienen kann. Die Entscheidung viel aufgrund der Erfahrung und Kernkompetenz auf die go bizzy! Consulting, die auf Basis der SAP ERP Lösung bereits viele eigene Lösungen selbst entwickelt hat und eigene Produkte wie go connect! oder go service! innerhalb eines eigenen Namensraumes erfolgreich bei Kunden implementiert hat. Gleichzeitig bietet die go bizzy! Consulting die Flexibilität wie auch faire Preise eines kleinen mittelständischen Beratungshauses.
Projekt
Als Beratungs- und Produkthaus hat go bizzy! sehr viel Erfahrung und Know How in der Anforderungsanalyse und Konzepterstellung für individuelle Lösungen auf Basis eines ERP Systems.
In dem Projekt wurden über den gesamten erforderlichen Zeitraum zwei Consultants zur Verfügung gestellt. Das Team bestand zu einen aus einem Projektleiter, der die Steuerung der Aktivitäten wie auch die Moderation der durchgeführten Workshops übernommen hat. Des Weiteren war ein weiterer Consultant schwerpunktmäßig mit der Darstellung der aufgenommen Prozesse in Visio zuständig wie auch in der Informationsbeschaffung außerhalb der Workshops wie auch in der Dokumentation der Ergebnisse. In einzelnen Workshops mit ausgesuchten BMR key usern zu den Kernthemen Finanzbuchhaltung, Logistik, CRM, Dienstleistungen, Handelsgeschäft und Vereinstätigkeiten wurden die Anforderungen identifiziert, definiert und in späteren weiteren Workshops mit IT Mitarbeitern des BMR vertieft und mit den bestehenden Funktionen der aktuellen Lösung MR-WIN und ZR-WIN abgeglichen.
Die Herausforderung bestand darin, dass spezielle Know How des Maschinenringes zum Tagesgeschäft und zur aktuellen MR-WIN und ZR-WIN Lösung in möglichst neutrale Anforderungen, so weit möglich, zu formulieren. Die interne IT des BMR bzw. der Maschinenring GmbH ist der Dienstleister der regionalen Maschinenringe, also seiner Mitglieder. Die regionalen Maschinenringe sind in Ihrer Entscheidung, welche Software sie einsetzen, frei. Das Ziel der neuen Lösung ist daher, eine breite Zustimmung seiner Mitglieder zu bekommen. Damit ist verbunden, dass eine neue Lösung mindestens so ergonomisch und speziell zugeschnitten sein muss, wie die aktuelle. Daher musste das Anforderungskonzept genau diese, sehr wichtige, Anforderung beinhalten und konsequent in den gesamten Aufbau des Dokumentes und Ableitung von Zusammenhängen übernehmen.
Umsetzung
Das entstandene Anforderungskonzept ist eine Gemeinschaftarbeit von BMR Mitarbeitern und go bizzy! und hat aufgrund der intensiven Zusammenarbeit eine hohe Authentizität zum Tagesgeschäft der Maschinenringe und zu den Anforderungen für eine neue Lösung. Aufgrund der Vielzahl an speziellen Anforderungen und der Tatsache, dass eine ERP Auswahl noch erfolgen muss, wurden Ansätze und Zusammenhänge zu einer ERP Lösung am Beispiel SAP aufgezeigt. Angesichts der Anzahl bilanzierender Einheiten mit heute ca. 300 regionalen Maschinenringen als Mitglieder, davon hat jedes Mitglied im Durchschnitt ca. 6 weitere GmbH’s, was in der Summe ca. 2000 selbst bilanzierende Gesellschaften ergibt, sind die Anforderungen an eine zentrale IT Lösung in jeder Hinsicht als sehr hoch einzuschätzen.
Das Anforderungskonzept hat daher innerhalb eines Zeitraumes von einem halben Jahr einen Umfang von 200 Seiten und 14 Kapiteln bekommen. Der beschriebene Aufbau des Dokumentes wurde erreicht, indem ausgehend von einer Prozessanalyse ein sogenanntes Funktionsmodell aufgebaut wurde. In dem Funktionsmodell sind den definierten Anwender Kern Frontends die einzelnen Funktionen zugeordnet worden. Selbstverständlich sind die einzelnen Funktionen gemäß ihrer Bedeutung beschrieben.
Darüber hinaus enthält das Konzept Kapitel zu den Themen Integration Finanzbuchhaltung, Stammdaten und Beziehungsmanagement, Reporting, Schnittstellen, Ergonomie, Zielarchitektur und Lösungsansätzen.
Die Umsetzung dieses Projektes war geprägt durch eine sehr hohe Komplexität verschiedenster Prozessbereiche gepaart mit sehr individuellen Anforderungen bzgl. Layout und Bedienerführung durch die Mitgliedsverbände.
In einem nächsten Projektschritt wird auf Basis der durch die go bizzy! erstellten Anforderungsanalyse eine unabhängige ERP – Softwareauswahl durchgeführt.